Contrato de trabajo electrónico: cómo registrarlo online

¿Alguna vez has escuchado hablar del contrato de trabajo electrónico? Esta es una medida de gran importancia que debe ser aplicada para la gestión de todos los trabajadores.

Por lo que si estas dentro del gremio laboral, este artículo es para ti.

Desde octubre del 2021 entró en vigencia un artículo nuevo al Código del Trabajo, el cual da origen al comprobante de registro electrónico de contrato de trabajo, una actualización al registro laboral de los trabajadores para llevar registro de los mismos.

Qué es el contrato de trabajo electrónico

Con el artículo 9 bis del Código del Trabajo, los empleadores quedan obligados a registrar en el sitio web de la Dirección del Trabajo todos los contratos de trabajo, dentro de un plazo de 15 días contados desde su celebración.

Esta norma busca que los empleadores mantengan los datos y documentos de sus trabajadores dentro del sistema. Es decir, el contrato de trabajo y la información asociada deben quedar con su correspondiente registro en línea.

Entre los datos del contrato que se cargan en el registro de la Dirección del Trabajo se incluyen:

• La clara identificación de las partes involucradas.
• Las funciones de las prestaciones especificadas.
• El lugar asignado en el que van a llevar a cabo las labores del empleado.
• La remuneración y plazos acordados alrededor de la misma.
• La duración de la jornada laboral.
• Cualquier otra información relevante del contrato.

A quien va dirigido

Es de suma importancia destacar que este proceso es obligatorio para todos los empleadores que generen contrataciones formales con un trabajador chileno o extranjero dentro del territorio de forma que perita el registro del mismo.

Debido a que el contrato de trabajo electrónico es obligatorio, todos debes asegurarse de que sea cumplido a cabalidad. Una de las grandes ventajas de este proceso es que podrás registrar los contratos durante las 24 horas del día sin necesidad de ir hasta la Inspección del Trabajo.

Además, como empleador el contrato electrónico te permite incluir algunas cláusulas que se pueden ajustar a las normativas de tu empresa y poder disponer del historial de las contrataciones de trabajo electrónico para toda la empresa en el formato digital reglamentario.

Otra de las ventajas destacadas de este nuevo sistema electrónico es que tendrás la posibilidad de hacer actualizaciones de los contratos que estén suscritos con cada trabajador, siempre y cuando el contrato este firmado por las dos partes responsables.

Además, los trabajadores pueden ser notificados cada vez que el empleador realice una modificación, lo que permite validar el contrato por su parte y mantener el acuerdo mutuo.

Requisitos para el registro

Al hacer este registro conviene revisar todo con cuidado, porque si cometes un error en alguna sección del contrato, como las estipulaciones, podrías tener que eliminar el registro en curso e intentarlo de nuevo.

Para completar este trámite en el sitio web de la Dirección del Trabajo, como empleador debes contar con lo siguiente:

• El contrato de trabajo original firmado por las dos partes comprometidas.
• Tu ClaveÚnica para acceder al sitio web de la Dirección del Trabajo.
• Los empleadores que a su vez se encuentran registrados como personas jurídicas, deberán tener activo a uno o más representantes laborales de forma electrónica dentro del portal de la Dirección del Trabajo.
• Correo electrónico personal del trabajador
• El RUT electrónico personal del trabajador que va a ser registrado.

Cómo registrar el contrato de trabajo

Este registro no se hace en una notaría: se realiza directamente y en línea en el portal Mi DT de la Dirección del Trabajo, con tu ClaveÚnica. No tiene costo.

El registro electrónico facilita que los trámites de contratación se hagan de forma más rápida, sin tener que asistir presencialmente a una oficina.

De igual forma, este registro logra facilitar de gran forma a los empleadores que buscan mantener actualizados y en perfecto orden toda la información de su compañía y por tanto de sus trabajadores al largo de su historial.

Por lo tanto, deberás seguir esta serie de pasos para realizar de forma correcta el registro electrónico en contrato de trabajo:

• Ingresa al portal Mi DT de la Dirección del Trabajo.
• Inicia sesión con tu ClaveÚnica. Si no la tienes, solicítala antes de empezar.
• Accederás a tu perfil dentro de la página, una vez allí dirígete a “Registro electrónico laboral”
• Y luego debes ir al registro de contrato de trabajo.
• Ahora la página te exige hacer el llenado de cuatro etapas de donde ingresaras de forma minuciosa los datos relacionados con el contrato que estés registrando.
• Después de llevar a cabo este proceso el empleador ya podrá descargar de forma directa de la Dirección del Trabajo el comprobante respectivo de que ha cumplido con este trámite obligatorio.

Costo del registro del contrato de trabajo

Pasar facilitarles a todos los usuarios de esta función que puedan cumplir a cabalidad con la exigencia de un contrato de trabajo electrónico, el registro del mismo dentro de la plataforma web de la Dirección del Trabajo no tiene ningún costo.

Es decir, el proceso de registro obligatorio siempre debe ser gratuito para todos los usuarios empleadores que vayan a registrar a sus empleados dentro del marco de esta actividad obligatoria, de forma que se logre garantizar el control adecuado y acceso a los datos pertinentes de las contrataciones en una base digital.

Más información sobre el contrato de trabajo electrónico y su registro online

¿Cómo se registra un contrato laboral?

Para registrar un contrato laboral, es fundamental seguir una serie de pasos que aseguran su validez legal. En primer lugar, el empleador debe elaborar el contrato, que incluya datos esenciales como la identificación de ambas partes, la descripción del puesto y la remuneración acordada. Posteriormente, se debe proceder a su firma.

Una vez firmado, el empleador lo registra en línea en el portal Mi DT de la Dirección del Trabajo, donde se solicita la siguiente información:

• Datos personales del empleador y empleado
• Tipo de contrato (temporal, indefinido, etc.)
• Fecha de inicio y duración del contrato
• Condiciones laborales acordadas

¿Cómo puedo ver mi contrato de trabajo online?

Para ver tu contrato de trabajo electrónico online, primero debes acceder a la plataforma que utiliza tu empresa para la gestión de documentos laborales. Generalmente, esto se realiza a través de un portal de empleados o una aplicación específica.

Una vez que ingreses, sigue estos pasos:

• Inicia sesión con tus credenciales de usuario.
• Navega hasta la sección de documentos laborales o contratos.
• Busca el archivo correspondiente a tu contrato y selecciónalo para visualizarlo.

Si no encuentras tu contrato, te recomendamos ponerte en contacto con el departamento de recursos humanos de tu empresa, ya que ellos podrán proporcionarte la información necesaria para acceder a él.

¿Cómo subir un contrato de trabajo a la DT?

Para subir un contrato de trabajo a la Dirección del Trabajo (DT) de forma electrónica, primero debes acceder al portal web de la DT y registrarte o iniciar sesión con tu usuario. Una vez dentro, dirígete a la opción de “Contratos de Trabajo” y selecciona “Registrar nuevo contrato”.

A continuación, sigue estos pasos para completar el proceso:

• Selecciona el tipo de contrato que deseas subir.
• Completa la información requerida, incluyendo datos del empleador y del trabajador.
• Adjunta el documento del contrato en formato PDF u otro permitido.
• Revisa toda la información antes de enviar.
• Confirma el envío y guarda el comprobante de registro.

¿Dónde se registra el contrato individual de trabajo?

En Chile, el contrato individual de trabajo se registra en línea en el portal Mi DT de la Dirección del Trabajo, según el artículo 9 bis del Código del Trabajo. El empleador debe hacerlo dentro de los 15 días siguientes a la celebración del contrato. Tanto empleador como trabajador deben conservar una copia del contrato firmado.